UÇBS Kaydı Nasıl Yapılır? Firma Yetkilendirme Adımları
Güncelleme tarihi: 27 Eyl
Bu Rehber Kimin İçin?
Bu rehber, çevre mevzuatı kapsamında beyan, bildirim ya da izin yükümlülüğü olan ve Ulusal Çevre Bilgi Sistemi'ne (UÇBS) ilk kez kayıt olacak ya da mevcut kaydını düzenlemek isteyen işletmeler için hazırlandı. Kaydın ne işe yaradığını, hangi adımlarla tamamlandığını, firma yetkilendirmesinin nasıl yapıldığını ve pratikte nerelerde sorun çıktığını sade bir dille anlatıyoruz.
UÇBS, Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı'nın çevre bilgi sistemidir ve daha önce EÇBS adıyla bilinen sistemin yerini almıştır. Önceki sistemde kaydı olan işletmelerin de bilgilerini yeni sistemde kontrol etmesi yararlı olur.
UÇBS Nedir, Hangi İşletmeleri İlgilendirir?
UÇBS, çevre mevzuatından doğan beyan, bildirim, izin ve lisans işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü resmî sistemdir. Atık beyanları, atık yönetim planları, çevre izni ve lisans başvuruları, emisyon ve deşarjla ilgili bildirimler gibi pek çok işlem bu sistem üzerinden yapılır ve takip edilir.
Sisteme kimin kayıt olması gerektiği, işletmenin sektörüne değil faaliyetinin çevresel etkisine göre belirlenir. Tehlikeli ya da tehlikesiz atık oluşturan, atık su deşarjı yapan, baca veya proses kaynaklı emisyonu bulunan, çevre izni ya da lisansı alması gereken işletmeler özellikle bu kapsamdadır. Bir otel, bir üretim tesisi, bir akaryakıt istasyonu ya da bir sağlık kuruluşu çok farklı işler yapsa da hepsi, faaliyetlerine göre sistemde farklı modülleri kullanmak durumunda kalabilir.
Kayda başlamadan önce işletmenin hangi yükümlülüklere tabi olduğunu netleştirmek gerekir. Bu değerlendirme yapılmadan açılan kayıtlar, ileride eksik modül, yanlış faaliyet tanımı ya da kaçırılmış beyan gibi sorunlara yol açabilir. Hangi işletmelerin çevre danışmanlığı desteği alması gerektiğini merak ediyorsanız Antalya'da Çevre Danışmanlığı Kimler İçin Zorunludur? yazımıza göz atabilirsiniz.
UÇBS Kaydı Adım Adım Nasıl Yapılır?
UÇBS kaydı, kişisel giriş, firma kaydı, yetkilendirme ve modül seçimi olmak üzere birbirini izleyen aşamalardan oluşur. Her aşama bir öncekine dayandığı için sıranın doğru izlenmesi, sonradan düzeltme ihtiyacını azaltır.
1. Yükümlülüklerin belirlenmesi
İlk adım sisteme girmek değil, işletmenin hangi yükümlülüklere tabi olduğunu çıkarmaktır. Atık türleri, deşarj ve emisyon kaynakları, izin veya lisans gerekip gerekmediği ve tesisin kapasitesi bu aşamada belirlenir. Bu liste, sonraki adımlarda hangi modüllerin açılacağını doğrudan etkiler.
2. Sisteme kişisel giriş
İşlemi yapacak kişi, UÇBS adresinden Bakanlığın öngördüğü kimlik doğrulama yöntemiyle sisteme giriş yapar. Sistemde işlemler kişi üzerinden yürüdüğü için firma adına işlem yapacak herkesin önce kendi adına giriş yapabilmesi gerekir.
3. Firma ve tesis kaydı
Firma unvanı, vergi bilgileri, adres ve faaliyet konusu gibi kurumsal bilgiler sisteme işlenir. Aynı firmanın birden fazla tesisi varsa her tesisin ayrı ayrı ve doğru adresle tanımlanması önemlidir. Beyanlar ve izinler çoğunlukla tesis bazında yürüdüğü için bu ayrım sonraki işlemleri doğrudan etkiler.
4. Firma yetkilendirmesi
Firma yetkilendirmesi, sistemde firma adına kimin hangi işlemi yapabileceğinin tanımlanmasıdır. Genellikle firmayı temsile yetkili kişinin belgeleriyle başvuru yapılır ve talep ilgili il müdürlüğü tarafından değerlendirilir. Onay sonrasında firma yetkilisi, çalışanlara ya da çevre danışmanlık firmasına işlem yetkisi tanımlayabilir.
5. Modüllerin seçilmesi ve ilk bildirimler
Yetkilendirme tamamlandıktan sonra işletmenin faaliyetine uygun modüller seçilir ve gerekli bildirimlere başlanır. Her modülün kendine özgü dönemleri ve içerik gereklilikleri vardır; bu takvimi baştan bir tabloya dökmek, beyanların gecikmesini önler.
Kaydın tamamlanma süresi, başvurunun eksiksiz olmasına ve il müdürlüğündeki değerlendirmeye göre işletmeden işletmeye değişebilir. Bu nedenle, yaklaşan bir beyan ya da başvuru varsa kaydı son güne bırakmamak gerekir.
Kayıt ve Yetkilendirme İçin Hazırlanması Gerekenler
Kayda başlamadan önce kurumsal belgelerin ve tesis bilgilerinin güncel hâllerini bir arada bulundurmak süreci hızlandırır. İstenen belgeler başvuru türüne ve güncel uygulamaya göre değişebildiği için listeyi ilgili il müdürlüğüyle teyit etmek yararlı olur. Genel olarak şu bilgi ve belgeler hazır tutulmalıdır:
Güncel vergi levhası ve vergi kimlik bilgileri
Ticaret sicil kaydını ve unvanı gösteren belgeler
Firmayı temsile yetkili kişilerin imza yetkisini gösteren belge (imza sirküleri gibi)
Tesisin açık adresi ve varsa her tesis için ayrı adres bilgisi
Faaliyet konusunu gösteren belgeler ve varsa işyeri açma ve çalışma ruhsatı
Varsa mevcut çevre izni, lisans ya da ÇED kararına ilişkin bilgiler
Oluşan atık türleri, deşarj noktaları ve emisyon kaynaklarının listesi
Sistemde işlem yapacak kişilerin kimlik ve iletişim bilgileri
Danışman firmayla çalışılacaksa, danışmana verilecek yetkilerin kapsamı
Sık Yapılan Hatalar ve Dikkat Edilmesi Gerekenler
UÇBS kaydında yaşanan sorunlar çoğunlukla teknik değil, hazırlık ve süreç kaynaklıdır. Aşağıdaki noktalar, işletmelerin pratikte sık karşılaştığı durumlardır:
Faaliyet konusunun eksik ya da genel tanımlanması: Yanlış tanım, sonraki modül seçimlerini de yanlış yönlendirebilir.
Tesislerin ayrı tanımlanmaması: Birden fazla adreste faaliyet gösteren firmalarda beyanların karışmasına neden olabilir.
Yetkinin tek bir kişiye bağlı kalması: O kişi işten ayrıldığında ya da ulaşılamadığında bildirimler aksayabilir. En az iki yetkili tanımlamak daha güvenlidir.
Personel değişikliklerinde yetkilerin güncellenmemesi: Ayrılan çalışanların yetkileri kaldırılmalı, yeni sorumlulara yetki verilmelidir.
Danışman yetkisinin geç verilmesi: Danışmanla çalışılıyorsa yetkinin beyan döneminden önce tanımlanması gerekir.
Beyan takviminin bilinmemesi: Hangi modülün hangi dönemde doldurulacağının takip edilmemesi, gecikmelere yol açar.
Unvan veya adres değişikliğinin sisteme yansıtılmaması: Resmî kayıtlarla sistem bilgilerinin uyumsuz olması, başvuruların geri dönmesine neden olabilir.
Bu aksaklıkların önemli bir kısmı, kaydın baştan doğru kurgulanması ve yetkilerin düzenli olarak gözden geçirilmesiyle önlenebilir.
Antalya'daki İşletmeler İçin Notlar
Antalya'da turizm, tarım, gıda, sanayi ve inşaat gibi farklı sektörlerin bir arada bulunması, UÇBS'de hangi modüllerin gerektiğini işletmeden işletmeye farklılaştırır. Örneğin bir otelde mutfak, çamaşırhane, havuz ve teknik servis gibi bölümler farklı atık türleri ve deşarj konuları doğurabilir; bu da birden fazla modülün birlikte takibini gerektirebilir.
Seracılık ve tarıma dayalı işletmelerde ambalaj ve tarım ilacı kaynaklı atıklar, gıda ve paketleme tesislerinde proses atıkları ve atık su özellikle dikkat isteyen konulardır. İnşaat ve sanayi tarafında ise hafriyat, yağ, akü ve benzeri atıkların doğru sınıflandırılması önem taşır.
Sezonluk çalışan işletmelerde yetkili personelin sezon sonunda ayrılması, beyan dönemlerinde yetki boşluğu yaratabilir. Bu nedenle sezon planlamasına UÇBS yetkilerinin gözden geçirilmesini de eklemek yararlıdır. İzin ve lisans tarafındaki süreçler için Çevre İzin ve Lisans Nedir? İşletmeler İçin Başvuru Rehberi yazımızı inceleyebilirsiniz.
Kaydın ve beyan takviminin tek elden yönetilmesini isteyen işletmeler, çevre danışmanlık hizmetimiz kapsamında bu süreci birlikte planlayabilir.
Sıkça Sorulan Sorular
UÇBS kaydı zorunlu mu?
Çevre mevzuatı kapsamında beyan, bildirim, izin ya da lisans yükümlülüğü bulunan işletmeler için bu işlemler UÇBS üzerinden yürütüldüğünden kayıt fiilen gereklidir. Yükümlülüğü olup olmadığını bilmeyen işletmelerin önce faaliyetlerini bu açıdan değerlendirmesi gerekir.
EÇBS kaydım vardı, UÇBS'ye yeniden kayıt olmam gerekir mi?
UÇBS, EÇBS'nin yerini alan güncel sistemdir. Önceki kayıtların yeni sisteme nasıl yansıdığını görmek için sisteme giriş yapıp firma, tesis ve yetki bilgilerinizi kontrol etmeniz, eksik ya da hatalı bir bilgi varsa güncellemeniz yerinde olur.
Çevre danışmanı firmamız adına UÇBS'de işlem yapabilir mi?
Evet, firma yetkilisi sistemde danışman firmaya ya da danışman kişiye yetki tanımlarsa danışman, verilen yetki kapsamında firma adına işlem yapabilir. Yetkinin kapsamını ihtiyaca göre belirlemek ve çalışma sona erdiğinde kaldırmak gerekir.
Firma yetkilisi işten ayrılırsa ne yapmalıyım?
Ayrılan kişinin yetkileri kaldırılmalı ve yerine yeni bir yetkili tanımlanmalıdır. Firmayı temsile yetkili kişi değiştiyse, güncel imza yetkisi belgeleriyle yetkilendirme bilgilerinin de yenilenmesi gerekebilir.
Bize Danışın
UÇBS kaydınızı, firma yetkilendirmenizi ya da beyan takviminizi işletmenize göre birlikte planlamak isterseniz bize danışın; sürecin her adımında yanınızdayız.
Bu yazı Asel Çevre Danışmanlık'tan Okan Nas (Çevre Mühendisi) tarafından hazırlanmıştır.
Yorumlar